Neproplatili vám fakturu? Nedejte se s těmito 5 tipy!
Každý z nás se občas setká s tím, že mu v systému visí jedna nebo hned několik neproplacených faktur. Nenechávejte své peníze zbytečně ležet u klienta a o peníze si sami řekněte. Nezapomínejte, že po 3 letech ode dne splatnosti faktury je celá věc považována za promlčenou!
Důvodů, proč jsou vaše faktury neproplacené, může být hned několik. Někdy za to může klientovo mizerné cashflow nebo jeho nastavení zdlouhavého proplácení faktur (typicky různá nakladatelství, která např. nevyplácí dříve než po vydání díla apod.). S tím většinou nic neuděláte. Ale na základě kvality vašich služeb můžete o tom alespoň vést s klientem diskuzi. Může se jednat i o účelné neproplacení peněz. Byť je v našem oboru v rámci České republiky solidní platební morálka, podvodníci a neplatiči se tu také najdou. Většinou se ale jedná o nějaký druh selhání lidského faktoru, ať už založení vaší faktury, chybné označení jako „proplaceno“, nebo o prosté přehlédnutí, že vaše faktura vůbec dorazila. Tak i tak se nebojte co nejdřív po uplynutí splatnosti o své peníze přihlásit.
1. Začněte zdvořile a zlehka
Nejprve doporučuji zdvořilé upozornění e-mailem, že faktura má po splatnosti, peníze jste neobdrželi a žádáte o proplacení v co nejkratším možném termínu. K takovému e-mailu rovnou přikládám fakturu znovu pro přehled nebo pro případ, že ji příjemce přehlédl či omylem smazal. E-mail, kde se připomínám, většinou posílám 1 – 3 dny po vypršení splatnosti faktury, tu si hlídám v systému. (Doporučuji systémy na vystavování faktur jako je Fakturoid, iDoklad a nebo velice jednoduché fakturyonline.)
2. Připomeňte se svým hlasem
Pokud ani to nezafunguje, zatelefonujte, upozorněte na problém a případně požádejte o vysvětlení toho, kde se stala chyba. To donutí protistranu celou věc řešit a tím pádem uvést do pohybu celé kolečko s účetním. V drtivé většině případů nebudete muset nikdy zajít dál než sem.
3. Dopisy dodávají váhu
Jestliže budete ignorováni a peníze stále nepřijdou, přejděte na oldschoolovou písemnou PAPÍROVOU upomínku, kterou pošlete doporučeně do vlastních rukou poštou. To samé by teoreticky šlo i prostřednictvím datové schránky, ale narazíte na klienty, kteří datovku nebudou mít zřízenou. Vaše upomínka by měla obsahovat informace o konkrétní zakázce, případně čísla smlouvy či objednávky, dále by měla obsahovat dlužnou částku a číslo účtu, kam peníze poslat. V neposlední řadě není od věci se zmínit o krocích, které budete nuceni podstoupit v případě opětovného neproplacení, viz další body.
4. Alternativy
Pokud nereagují, mají už docela kuráž a člověk začne být ohledně svých peněz docela nervózní. Je na čase zvolit jednu z následujících možností. První možností je využít služby rádoby vymahačských firem (např. LogiCall apod.), ovšem tyto služby jsou vykoupené vysokým procentem z vymáhané částky. Navíc jsou často pofidérní a procentuální úspěšnost také nemusí být velká. Jak tyto firmy peníze vymáhají vědět nechcete, ale většina pravděpodobně provádí pouze pár ostřejších telefonátů s pohrůžkou předání celé věci právní agentuře. Samozřejmě vždy je tu ještě ta možnost, že si za mnohem menší peníze (čti flašku vodky Stoličnaje) zaplatíte nějakého Ivana z Uralu, který celou věc vyřídí s podstatně fyzicky bolestivější pohrůžkou než je právní agentura. Ale do toho se asi nikdo z nás pouštět nechce 🙂
5. Když končí sranda
Poslední možností je vzít celou věc do vlastních rukou a podat trestní oznámení. Tato varianta může být zdlouhavá, nákladná a nakonec si na druhé straně třeba ani nic nevezmete. Například v případě, když už bude v nějaké exekuci. Záleží tedy na tom, od koho peníze vymáháte.
Posledním dvěma variantám se doporučuji, z patrných důvodů, vyhnout. Pro předcházení problémům s neplatiči radím především sepisovat smlouvy a nebo fakturovat zálohy. Zálohy jsou výborný filtr na neplatiče a smlouvy s penále pak skvělá páka na zbytečné opozdilce. Více o zálohách a smlouvách naleznete v mém článku Zálohy aneb zadarmo ani kuře nehrabe. Nezapomínejte se však vždy chovat zdvořile, pokusit se celou věc vyřešit a dotáhnout do takového finále, ve kterém budete mít fakturované částky co nejdříve a bezpečně na svém účtu bez újmy na fyzickém zdraví kohokoli.
Jak začít?
- Zamyslete se, zda dáváte svým klientům dostatečně najevo zájem o řádné splácení vašich faktur.
- U vaší příští výzvy k proplacení nezaplacené faktury si uvědomte tón a naladění vašeho e-mailu nebo telefonátu.
- Nenechte se za žádnou cenu rozhodit a nesnižujte se na úroveň nadávek či jiného netaktního jednání.
Tyto články by vás mohly také zajímat
Zálohy aneb zadarmo ani kuře nehrabe
6. tipů jak najít svou specializaci
Jak se posunout zase o krok dál?
Má pro ilustrátora instagram význam?
Zlepšete ergonomii pracovního prostoru a tím i svoje zdraví
Vše, co v mých článcích popisuji, je založeno na mé několikaleté osobní zkušenosti a rozhovorech s kolegy z oboru.
Netvrdím, že vše, co zde píši, je obecně platné a dá se tak uplatnit na fungování kohokoli.
