Zálohy aneb zadarmo ani kuře nehrabe
Klient vám od začátku přijde jako nevěrohodný? Nechce ze mě jen vytáhnout nápad a nechat si to zpracovat jinde, třeba levněji? Má vůbec peníze na zaplacení? Patří mezi neplatiče? Máte podobnou negativní zkušenost? Nebo si zkrátka jen chcete být jistí, že práce, do které budete investovat svůj čas, bude řádně zaplacená? Poradím vám, zaměřte se se na dvě věci. Smlouvy a zálohy.
SMLOUVY
O smlouvách se toho dá napsat opravdu hodně, včetně toho jak by taková smlouva měla vypadat. Pokud se jedná o klasickou freelancerovskou zakázku, máme ve většině případů na mysli smlouvy o dílo. Smlouvy jsou důležité, protože ochrání především vaše autorská práva. Nedovolí klientovi užít dílo jinak než pro účely, pro které jste ho zpracovali, a přeprodat ho třetím stranám. Zároveň se ve smlouvách dá ošetřit licence užití, termíny a harmonogramy vaší práce, klientova součinnost a v neposlední řadě i kvalita nebo jednotlivé části, které máte ve finále dodat. I přes všechny výhody není třeba podepisovat smlouvu na každou zakázku. Na smlouvy se podíváme blíže v některém z dalších článků, kam připojím i svoji vzorovou smlouvu přímo pro zakázku ve výtvarném oboru. Dobrý start je dojít si na výborný kurz Petry Dolejšové Právní základy pro grafiky. Pojďme se dnes alespoň v rychlosti podívat na zálohy.
ZÁLOHY
Za svou kariéru jsem nemusel držet spolupráci s žádným neplatičem. Většina mých klientů má velice dobrou platební morálku. Pravděpodobně je to díky kombinaci faktu, že mám v tomhle ohledu asi dobrou intuici a že jsem si vždy dával velký pozor. Objevilo se pár případů, kdy byla platba o značnou dobu opožděná. Neplatiče jsem potkal pouze dva a v obou případech ve finančních záležitostech figuroval další subjekt, který měl vyplácet mě.
Se zálohami je to obor od oboru jiné. Pokud bychom se živili truhlařinou, možná bychom požadovali zálohu nejen na práci, ale také na materiál. Mohli bychom nakoupit hodně specifický materiál (např. dřevo konkrétního stromu, konkrétní úpravy a konkrétního tónu) a nedostali bychom pak od zákazníka zaplaceno. Pak je možné, že by nám v materiálu zbytečně ležely peníze se slabou možností reálného návratu. U dalších oborů, jako je např. podnikání v potravinářském průmyslu, vyvstávají další problémy, kdy se suroviny kazí a tím i zcela ztrácí svou hodnotu. Pokud tvoříte jako já převážně digitálně nebo v kombinaci s klasickou technikou kresby na papír, tak nemáte téměř žádné materiálové náklady. To je opravdová výhoda našeho oboru. Samozřejmě jsou jistě i výtvarníci, kteří to mají mnohem komplikovanější. Zpravidla ti, co používají ve své tvorbě převážně tradiční materiály a techniky.
Proč zálohy?
Důvodů, proč trvat na záloze dopředu, je hned několik. Pokud zpracujete zakázku včetně všech úprav a klient se vám nakonec rozhodne z nějakého důvodu nezaplatit, tak jste nahraní a nemáte ani korunu. Pokud budete vyžadovat zálohu předem, tak to má řadu aspektů, které vás chrání.
- Zálohou se většinou vyfiltrují ti, kteří to s vámi nemyslí už od začátku vážně. Nebudou platit dopředu, když by vás chtěli už od začátku jen využít. Na co by vás chtěli využít? Např. na vymyslení nápadu, kreativního uchopení, zpracování prvotních skic nebo návrhů. Hlavní myšlenka je jedna z těch nejdůležitějších věcí. Nechat si ji zpracovat pak můžou tihle podvodníčci jinde a třeba i levněji. Ano, bude to jiné, ale bude to třeba levnější, a o to jim jde. Chraňte své nápady!
- Docela častým fenoménem je, že v průběhu nebo po odvedení práce se klient sekne a přestane komunikovat. Ať už protože jste mu zaslali vše, co potřeboval, a nebo z jiného důvodu. Typicky mu dojdou peníze, jeho projekt z jiného důvodu padl a už nepotřebuje a nechce platit za dosavadní práci. Tak i tak nemáte zaplaceno.
- Stává se rovněž, že když dojde na lámání chleba, čelíte řadě nesmyslných argumentů, jako že jste na tom vlastně neměli tolik práce a že to použije jen na některé účely, nebo že finální výstupy klientovi nepřijdou odpovídající dohodě. A to s jediným cílem, usmlouvat ve finále lepší cenu pro zadavatele a méně výhodnou pro vás. Tak i tak máte v tuto chvíli zaplacenou alespoň část. Dále je na vaší dovednosti, jak si dokážete svou práci obhájit, ustát nátlak nebo jak máte zakázku ošetřenou ve smlouvě. Nevzdávejte se bez boje a neustupujte, pokud to nebude na místě.
- Záloha může fungovat i jako odměna za skicovné. Zkrátka si vemte peníze za čas strávený na skicách z výše popsaných důvodů a pokud se s klientem dohodnete na dokončení zakázky, zbytek vyfakturujete po odevzdání finálního díla.
Pokud je to možné a zakázka to z faktických důvodu nevyžaduje jinak, doporučuji zasílat finální výstupy, např. tisková data nebo data v plném rozlišení až po připsání celé částky na váš účet.
Kdy vyžadovat zálohu?
V zásadě je dobré nechat si zaplatit část zakázky předem, jestliže s někým spolupracujete poprvé a spolupráci, součinnost a jeho platební morálku zkrátka nemáte otestovanou. Záloha je pak ten nejlepší způsob jak se pojistit a zároveň klientovi ukázat, že si ceníte svého času. Samozřejmě se to netýká tenderů a různých prací na zkoušku, u kterých si hned na začátku domluvíte zpracování ukázky. Tendery a práce na zkoušku jsou také vcelku ošemetnou záležitostí, ale o tom až jindy.
Pokud máte stálého klienta a spolupráce s ním funguje dobře včetně jeho platební morálky, asi není nutné po něm chtít zálohu. Jiná situace může být, když se jedná o nadstandardně velké množství práce, např. v řádech desítek tisíc – zde už má záloha smysl. Další podkapitolou jsou reklamní agentury. Pokud spolupracujete se zavedenou větší značkou, je hodně nepravděpodobné, že se ve spolupráci objeví nekalé úmysly. Agentury tohoto typu nestojí o žádné problémy a nálepku NEPLATIČI v kruzích, se kterými potřebují dnes a denně spolupracovat. Navíc velké agentury většinou peníze mají.
Určitě vyžadujte zálohy, pokud vám klient od začátku přijde nedůvěryhodný, má nestandardní představy o spolupráci a nebo z celé věci máte zkrátka jen neblahé tušení. I kdyby to mělo být jen pro dobrý pocit, řekněte si o zálohu.
Poslední věcí, kdy žádat zálohu, je zakázka, o které dopředu víte, že je rozsáhlá. A to jak časově, tak velikostí odměny. Nemělo by se zapomínat na vaši finanční situaci. Někdy je záloha důležitá k udržení vašeho cashflow. Př. Zakázka, o které víte, že bude probíhat několik měsíců na téměř full-time vašeho vytížení. V tomto případě je nutné udržovat si přísun financí a nečekat, až budete mít vysáté finanční rezervy. Potom se budete modlit a čekat na poslední týdny, kdy můžete fakturovat (nedejbože pak čekat na splatnost). Rozmyslete si, co taková dlouhodobá zakázka znamená a jak budete muset rozvrhnout své rezervy. Podle toho si nastavte podmínky a výši zálohy.
Jak má být záloha vysoká?
Na tohle existuje mnoho názorů, mnoho zkušeností a zákonitě to musí být obor od oboru jiné. Někdo dává zálohy 20 – 30%, někdo 50% a někdo třeba až 70% z celkové ceny zakázky. Já osobně preferuji ve většině případů 50% zálohu. V některých situacích, kdy by se to mohlo zdát neúměrné v kontextu k povaze zakázky, dávám i 30%. Je na vás, abyste si ozkoušeli, za jakých podmínek se cítíte bezpečně nejen vy, ale i vaši klienti.
Jak na to?
Většina softwarů, které generují faktury, umí pracovat i s těmi zálohovými. Já osobně používám jednodušší a pro mě i přehlednější variantu, kdy na začátku zakázky vystavím fakturu se zálohovou částkou, přičemž jediná položka může vypadat takto
Záloha na tvorbu plakátu STAR WARS – 50% …….. 20 000 KČ
Po dokončení zakázky vystavte druhou fakturu, která bude mít položku za kompletní dílo a od toho odečtenou zálohu s mínusovou částkou. Tedy něco jako
Plakát STAR WARS …….. 40 000 KČ
Záloha na tvorbu plakátu STAR WARS 50% …….. -20 000 KČ
Systém by měl sám částku odečíst a finální hodnota pak bude v tomto případě 20 000 KČ.
Pokud vám v systému přesto visí neproplacené faktury i po dokončení zakázky, máte ještě pár možností, jak peníze získat. Nicméně pokud jste se zálohami do této chvíle nepracovali, doporučuji je zařadit jako standard ve vašem fungování s financemi a neproplaceným fakturám tak předejít. Samozřejmě ve vhodných případech, jak bylo popsáno výše. Zálohami nejen chráníte sami sebe před neplatiči, ale zároveň dáváte dopředu najevo, že si vážíte své práce a svého času.
Jak začít?
- Projděte si ve svém účetnictví platební morálku svých klientů.
- Pokud jste v minulosti zaznamenali nějaké problémy, zkuste se zamyslet, zda jsou zálohy prvkem, který by dokázal předejít problematickému vyplácení vašich odměn.
- Je-li platební morálka vašich klientů perfektní, nemusí to tak zůstat navždy. Zkuste se zamyslet, zda zálohy nejsou něco, co by vás mohlo ochránit i do budoucna.
Tyto články by vás mohly také zajímat
Faktury po splatnosti? Nedejte se!
Má pro ilustrátora instagram význam?
Zlepšete ergonomii pracovního prostoru a tím i svoje zdraví
Sestřih záznamu z besedy „Povolání freelance ilustrátora“
ROZHOVOR: „Nikdo není dokonalý, ne?“
Vše, co v mých článcích popisuji, je založeno na mé několikaleté osobní zkušenosti a rozhovorech s kolegy z oboru. Netvrdím, že vše, co zde píši, je obecně platné a dá se tak uplatnit na fungování kohokoli.
